スマホによる業務改善

こんにちは、「冷却塔トラブル改善プロ」の杉山です。

今、新しいビジネスに取り組んでいます。

これまで培ってきた仕組みを、別のお客様へと提供することを考えています。

ブログやYouTubeでも、すでにご紹介していますが、紙で行ってきた点検表や報告書をスマホで作成するペーパーレス化のシステムです。

先日、機械のメーカーさんにお越しいただきお客様の工場で機械のメンテナンスを行っていた時の話ですが。

機械のメンテナンスが終わり、いつもでしたら複写用紙の作業報告書に手書きで作業内容を書かれるのですが、この日は違い。

会社の業務命令で、紙ではなくパソコンでの提出に変わったとの事でした。

工場の現場で、パソコンを出してエクセルで報告書を作成され、それをインターネット経由でFAXに送信して、作業完了の受領サインが欲しいと言われたのですが、現場にはFAXが無く、接続できるプリンターもない状態でした。

メーカーさんが「正直、パソコンに変わってかなり面倒なんです。パソコンを現場に持っていく必要がありジャマで手書きの方がよかった」

企業としてペーパーレス化に取り組まれているのは、分かるのですが、現場の作業者の方が混乱されているのがよくわかりました。

私たちも、お客さんの現場で手書きの作業報告書を使用していたので、わかるのですが、報告書の作成はすごく手間がかかります。

手書きでも面倒なのに、パソコンで作成するのは、もっと手間です。

そこで、私たちが考えたのが、スマートフォンの活用でした。

タブレットも考えたのですが、やはり、現場ではジャマになります。

スマートフォンは、だれでも持っているし、何か新たに道具が増える訳でもありません。

スマホで点検項目を入力し、PDF化してメールで送る仕組みです。

実際に使い始めて、1年ほど経ちますが、何の問題もなく使えています。

便利すぎて、もう紙の点検報告書に戻れません。

紙を削減すると、時間とコストの削減につながります。

業務効率の改善は、企業にとって大切なことですね。