スマートフォンで実現するペーパーレス化のすすめ

これまでの仕組みをさらに広げ、他のお客様にも役立てていただけるよう、新たな取り組みを始めています。その一つが、ペーパーレス化を実現するシステムです。これまで紙で行っていた点検表や報告書をスマートフォンで簡単に作成できるようにしました。

先日、お客様の工場で機械メーカーの方がメンテナンスをされている場面に立ち会いました。その際、作業後の報告書作成についてこんな出来事がありました。これまでは複写式の手書き用紙を使用していましたが、会社の方針でパソコンによる作成に変更されたとのことでした。

ところが、現場でパソコンを開いて報告書を作成し、それをFAXで送信するという流れにはいくつか課題がありました。現場にはFAXがなく、接続できるプリンターもない状態で、作業者の方も戸惑っている様子でした。「正直、手書きの方が楽だった」との声も聞こえてきました。

ペーパーレス化は重要ですが、現場の実情に合わないと混乱を招くこともあります。私たちも以前は手書きで報告書を作成していたため、その手間がどれだけ大きいかを痛感しています。だからこそ、もっと使いやすく、効率的な方法を考えました。

そこで取り入れたのがスマートフォンです。タブレットの導入も検討しましたが、現場ではサイズが大きく、作業の邪魔になりがちです。一方で、スマートフォンはほとんどの方が普段から持ち歩いており、特別な準備が必要ありません。このシステムでは、スマホで点検項目を入力し、その場でPDF化してメール送信ができます。

この仕組みを導入して1年ほど経ちますが、現場の作業者からも好評で、紙の報告書に戻る必要性を感じないほど便利です。時間の節約はもちろんのこと、紙の使用を減らすことでコスト削減にもつながっています。ペーパーレス化を通じて業務効率が向上し、結果として現場の負担を大きく軽減することができました。

これからも現場で役立つシステムの提供を目指し、お客様と共に働きやすい環境を作っていきたいと考えています。