コロナ禍で進めた業務改革とテレワーク対応

社内の業務改革を進めています。4月に急遽実施したテレワークでは、不備が目立つ場面が多々あり、第2波に備えて今回しっかりと準備を整えました。

まず、社内パソコンのデータをクラウド化しました。これまでは社内ハードディスクに保存していたため、社外で作業ができませんでしたが、Microsoft Office365のOneDriveを活用することで、自宅や出張先、スマートフォンからもデータにアクセスできるようになりました。クラウドの活用で利便性が向上し、バックアップとしてハードディスクも併用しています。

次に、メール環境をGmailに移行しました。これにより、メールの送受信履歴をクラウド上で一元管理でき、ネット環境があればどこからでも確認・返信が可能になりました。迷惑メールの判別機能にも優れ、管理の手間を大幅に軽減できました。

さらに、会計ソフトをクラウド版に切り替えました。これにより、見積書や受注書の作成から売上管理までが簡便になり、作業効率が大幅に向上しました。多少コストはかかるものの、業務全体の効率化を考えると大きなメリットがあります。

出退勤管理にはスマートフォンアプリ「スマレジ・タイムカード」を導入し、テレワーク中でも柔軟な勤怠管理が可能になりました。また、FAXのメール転送機能を活用し、外出先でもFAX内容を確認できるようにしたことで、無駄な印刷を減らしコストも削減できました。

さらに、テレワーク導入に伴い就業規則を改定しました。セキュリティや勤務時間に関する規定を見直し、新しい働き方に適応できるルールを整備しました。

これらの取り組みは一部コストがかかりますが、業務効率が向上し、人件費相当のコスト削減が見込まれています。コロナ禍での改革は、ピンチをチャンスに変えるきっかけにもなりました。この経験を活かし、さらに働きやすい環境を整えていきたいと思います。